Polityka prywatności

Polityka prywatności – zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w Smart Stay Hostel

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych oraz o przysługujących Ci prawach z tym związanych.

Poniższe zasady stosuje się począwszy od 1 stycznia 2019 roku.

Administrator danych osobowych.

Administratorem Twoich danych osobowych jest City Project sp. z o.o. ul. Poleska 25, 80-321 Gdynia, REGON: 369942176, NIP: 5862330347 (dalej jako „City Project”), podmiot świadczący usługi krótkoterminowego zakwaterowania (najmu) pokoi hotelowych oraz apartamentów w Gdyni, Gdańsku i innych miastach za pośrednictwem zewnętrznych portali rezerwacyjnych oraz w systemie rezerwacji bezpośrednich.

Kontakt z nami.

City Project wyznaczył jeden punkt kontaktowy dla wszystkich zagadnień dotyczących danych osobowych. Jeżeli chciałabyś/chciałbyś się z nami skontaktować napisz do nas wiadomość e-mail na adres: info@smartstay.com.pl lub prześlij list na adres: City Project ul. Poleska 25, 81-321 Gdynia z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

Skąd mamy Twoje dane osobowe?

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie www.smartstay.com.pl, e-maila, podczas rozmowy telefonicznej lub wykorzystania innych środków komunikacji na odległość, czy też osobistej wizyty w naszym biurze, czyli kiedy zwracasz się do nas z zapytaniem o możliwość skorzystania z naszych usług;

Twoje dane możemy mieć również od naszych partnerów zajmujących się pośrednictwem w sprzedaży usług zakwaterowania, a także serwisów zewnętrznych (podmiotów trzecich, takich jak Facebook), na Twoją prośbę lub za Twoją zgodą udzieloną tym podmiotom.

Jaki jest zakres przetwarzanych danych?

Twoje dane osobowe, które przetwarzamy, są następujące:

  1. imię i nazwisko;
  2. adres;
  3. nazwa Twoje działalności gospodarczej (gdy chcesz otrzymać fakturę VAT);
  4. adres Twojej działalności gospodarczej (gdy chcesz otrzymać fakturę VAT);
  5. NIP (gdy chcesz otrzymać fakturę VAT);
  6. adres e-mail;
  7. numer telefonu (jeżeli nam podałeś/podałaś w celach kontaktowych);
  8. Twój bank i numer rachunku bankowego, z którego dokonywałeś płatności, dane karty kredytowej, debetowej bądź inne dane płatnicze;
  9. dodatkowe informacje o sobie, które mogłeś zawrzeć w korespondencji e-mail
  10. lub które mogłeś podać w trakcie rozmowy telefonicznej z naszym personelem (przy czym prowadzone rozmowy nie są przez nas rejestrowane);
  11. udzielone przez Ciebie zgody (jeżeli np. udzieliłaś/udzieliłeś nam zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych);
  12. data urodzenia;
  13. obywatelstwo i inne dane obecne na dokumencie tożsamości wydanym przez odpowiednie władze;

 

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe przetwarzamy w związku ze świadczeniem na Twoją rzecz usługi polegającej na udostępnieniu (najmie) lokalu. W związku z powyższym, przetwarzamy Twoje dane osobowe w różnych celach wskazanych poniżej:

  1. wykonanie umowy, której jesteś stroną lub podjęcie na Twoją prośbę działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
  2. przepisy prawa wymagają od nas także przetwarzania Twoich danych osobowych dla celów rachunkowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
  3. jeżeli wyrazisz na to osobną zgodę, będziemy przetwarzać Twoje dane dla naszych celów marketingowych z powołaniem się na prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). W ramach naszego marketingu chcemy móc prezentować Ci dopasowane do Twoich zainteresowań oferty oraz promocje. W tym celu możemy dokonywać czynności profilowania, które jednak w żadnym przypadku nie będzie miało wpływu na Twoje prawa lub wolności, ani nie będzie w inny podobny sposób na Ciebie wpływać;
  4. Twoje dane osobowe przetwarzane są także w celu windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacyjnych oraz możliwości rozliczenia się przez nas z prawidłowości realizacji nałożonych prawem obowiązków, w tym w zakresie przetwarzania Twoich danych, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

 

Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania. I tak odpowiednio:

  1. jeżeli chodzi o wykonanie umowy, której jesteś stroną lub podjęcie na Twoją prośbę działań przed zawarciem umowy – Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez czas niezbędny do jej wykonania, a później do końca okresu przedawnienia Twoich lub naszych roszczeń z tym związanych (okres ten zależny będzie od rodzaju roszczenia zgodnie z Kodeksem cywilnym lub innymi aktami prawnymi regulującymi zasady odpowiedzialności, także innej, niż cywilna);
  2. jeżeli chodzi o cele rachunkowe – Twoje dane będziemy przetwarzać przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dane dokumenty księgowe (art. 74 ust. 2 i 3 Ustawy o rachunkowości). Natomiast jeżeli chodzi o cele podatkowe to dane będą przetwarzane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku (art. 70 § 1 Ordynacji Podatkowej);
  3. cele marketingowe – Twoje dane będziemy przetwarzać do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w każdym razie nie dłużej niż przez okres 10 lat od daty Twojej ostatniej rezerwacji w naszych obiektach;
  4. windykacja należności, prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, cele archiwizacyjne oraz możliwości rozliczenia się przez nas z prawidłowości realizacji nałożonych prawem obowiązków, w tym w zakresie przetwarzania Twoich danych – Twoje dane osobowe będą przetwarzane do końca okresu przedawnienia (okres ten zależny będzie od rodzaju roszczenia zgodnie z Kodeksem cywilnym lub innymi aktami prawnymi regulującymi zasady odpowiedzialności innej, niż cywilna) lub okresu, w którym możemy zostać pociągnięci do innego rodzaju odpowiedzialności związanej z relacją, jaką z Tobą nawiązaliśmy.

 

Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych?

Twoje dane udostępniamy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne. Nie sprzedajemy Twoich danych, nie udostępniamy komercyjnie Twoich danych podmiotom trzecim.

Twoje dane osobowe możemy natomiast przekazać naszym kontrahentom:

  1. dostawcom usług zaopatrujących City Project w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające nam świadczenie usług oraz zarządzanie naszą organizacją (np. firmom świadczącym dla nas usługi dostawy i utrzymania oprogramowania bazodanowego, dzięki któremu możemy prowadzić nasz serwis oraz stosowne ewidencje sprzedaży oraz dostawcom systemów zarządzania przedsiębiorstwem, podmiotom świadczącym usługi hostingowe itd.);
  2. agencjom marketingowym (agencje reklamowe, podmioty realizujące wysyłkę e-mail), które pomagają nam zrozumieć, czym są zainteresowani nasi klienci, tworzyć ciekawe oferty, promocje oraz pomagają nam w bieżącej komunikacji z Klientami, w tym z Tobą;
  3. firmom zbierającym opinie o naszych produktach lub usługach – pomagają nam, jeżeli chcesz podzielić się swoją opinią o nas lub wrażeniami z korzystania z naszych usług;
  4. podmiotom pośredniczącym w realizacji płatności, w przypadku realizacji transakcji płatniczych;
  5. dostawcom usług prawnych, księgowych i doradczych.

Dla każdego z tych celów przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla jego osiągnięcia.

W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe?

 

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z RODO. Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych:

  1. Reguła adekwatności. Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły;
  2. Reguła transparentności. Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, jest jej przejawem;
  3. Reguła prawidłowości. Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami pod adresem mailowym info@smartstay.com.pl
  4. Reguła integralności i poufności. Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych;
  5. Reguła rozliczalności. Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

 

Jakie masz prawa związane z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych?

Przepisy o ochronie danych osobowych dają Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:

  1. Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych. To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.);
  2. Prawo do poprawiania danych. Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych;
  3. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo przychylimy się do Twojego żądania;
  4. Prawo do żądania usunięcia danych. Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. dokumenty transakcji dla potrzeb podatkowych, obowiązek zapewnienia rozliczalności naszych działań). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację (o oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób;
  5. Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych. Zgodnie z RODO możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych;
  6. Prawo do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody możesz w dowolnym momencie tę zgodę cofnąć. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Pragniemy Cię jednak poinformować, że Twoje dane osobowe w zakresie objętym cofniętą zgodą, tj. w zakresie celu, którego zgoda dotyczyła, przestaną być przetwarzane w tym celu. Niemniej jednak Twoje dane osobowe objęte zgodą będą dalej przetwarzane w celu wywiązania się przez nas z obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przede wszystkim obowiązku rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania danych osobowych, ewentualnie w celach opartych na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail info@smartstay.com.pl lub listownie na City Project ul poleska 25, 81-321 Gdynia z dopiskiem „Dane osobowe”.

W sprawach związanych z danymi osobowymi możesz również pisać do nas, gdy jakieś działanie lub sytuacja z którą się spotkasz będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

 

Czym jest prawo do sprzeciwu?

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu (np. w celach marketingowych).

Masz prawo do sprzeciwu również wtedy, kiedy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś/aś.

W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw.

Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail info@smartstay.com.pl lub listownie na adres City Project ul Poleska 25, 81-321 Gdynia z dopiskiem z dopiskiem „Dane osobowe”.

Czy podanie danych jest Twoim obowiązkiem?

Nie masz prawnego obowiązku przekazywania nam swoich danych osobowych. Bez ich uzyskania jednak nie będziemy w stanie świadczyć na Twoją rzecz swoich usług.

Czy udostępniamy Twoje dane poza UE?

Nie, Administrator nie zamierza przekazywać Twoich danych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.